Digital servicebok ska minska dubbelarbete i bostadsrättsföreningar
En digital servicebok som samlar all dokumentation om en fastighets underhåll kan minska dubbelarbete och sänka kostnader för bostadsrättsföreningar. Det är kärnan i ett samarbete mellan Bovra och Wall to Wall Group, en ledande nordisk aktör inom rör- och ventilationsunderhåll.
Bakgrunden är en vanlig utmaning i många föreningar: information om utförda arbeten, såsom stambyten eller rörinspektioner, finns ofta men är svår att hitta när den behövs. Kunskapen tenderar att sitta hos enskilda styrelseledamöter snarare än i en struktur som följer fastigheten över tid.
Varför försvinner kunskap om fastigheten?
En styrelseledamot sitter i genomsnitt några år, medan en fastighets historik sträcker sig över decennier. När personer byts ut försvinner ofta kunskapen om vad som har gjorts, enligt André Strömgren, vd för Wall to Wall Group.
Konsekvensen blir att föreningar får leta, undersöka och ibland göra om arbete som redan är utfört. Det skapar merarbete och onödiga kostnader.
Hur fungerar den digitala serviceboken?
Bovras digitala servicebok samlar föreningens underhåll, besiktningar, entreprenader, protokoll och dokumentation på ett ställe. Fastighetshistoriken följer därmed huset, inte personerna.
För entreprenörer innebär det att de slipper svara på samma frågor varje gång en styrelse byts ut. För föreningen blir det lättare att planera åtgärder och få bättre prisunderlag.
Bättre beslutsunderlag för styrelsen
En förening som har kontroll på sin fastighetshistorik fattar andra beslut än en förening som gissar, menar Strömgren. Dokumentationen gör det möjligt att se vad som är gjort, vad som närmar sig sin livslängd och vad som bör prioriteras.
Den ekonomiska nyttan är tydlig. Föreningar har undersökt samma sak flera gånger för att ingen visste att det redan var åtgärdat.
Digitalisering för långsiktig förvaltning
På sikt blir digital dokumentation en allt viktigare del av bostadsrättsföreningars arbete, i takt med att fastighetsbeståndet åldras och energifrågorna får större tyngd.
Branschen rör sig från att laga till att förutse. Rätt åtgärd, som att täta ventilationskanaler inifrån, kan sänka uppvärmningskostnaden med upp till 70 procent. Men för att välja rätt åtgärd måste man veta vad som gjorts tidigare.
En förening som har koll på sin fastighetshistorik fattar helt andra beslut än en förening som gissar, säger André Strömgren, vd för Wall to Wall Group.
Vad innebär detta för bostadsrättsföreningar?
Samlad dokumentation ger bättre förutsättningar för långsiktig planering och effektivare resursanvändning. Det minskar risken för dubbelarbete och skapar bättre ordning i förvaltningen.
För entreprenörer innebär det en enklare dokumentationsprocess när utförda arbeten kopplas direkt till föreningens digitala servicebok.